Custodia fascicoli tecnici. Prolab ha dedicato una area riservata sul proprio portale web, dedicata alla custodia e gestione dei fascicoli tecnici richiesti dalle attuali direttive. Con questo servizio Prolab vuole sgravare i clienti da tutti quelle attività legate alla gestione del fascicolo tecnico, che va dalla preparazione, archiviazione, verifica di aggiornamenti, ecc. L'iter previsto per l'attivazione di questo servizio è il seguente:

• 1. preparazione fascicolo tecnico
• 2. registrazione su nostro portale
• 3. rilascio credenziali per l'accesso al servizio
• 4. monitoraggio
• 5. alert

La prima fase prevede di preparare il fascicolo tecnico seguendo i requisiti imposti dalle direttive.

Nella seconda fase fascicolo, documenti annessi (rapporti di prova, ecc.) vengono registrati sul nostro portale per il successivo accesso.

Dopo la registrazione vengono consegnate al cliente le credenziali per permettere l'accesso completo ai propri fascicoli tecnici. Con un unico accesso il cliente può accedere a tutti i fascicoli registrati. L'accesso può avvenire in qualsiasi parte del mondo.

L'accesso permette di visionare, scaricare, inviare (tramite email integrata), stampare:

• i propri fascicoli tecnici
• tutti i documenti allegati al fascicolo
• dichiarazione di conformità
• eventuali controlli sulla produzione

La fase di monitoraggio è la parte più importante di tutto il sistema, in quanto regolarmente Prolab verifica eventuali aggiornamenti normativi relativi ad ognuno dei fascicoli registrati sul portale. Ciò è di notevole importanza in quanto permette al cliente di disinteressarsi del proprio fascicolo tecnico, sia a livello di direttive che normative. Mediante questo monitoraggio Prolab è in grado di avvisare mediante degli Alert, i propri clienti, in merito ad eventuali norme in scadenza o scadute (norme utilizzate nei report di prova), eventuali aggiornamenti a livello di direttive, ecc.

I fascicoli preparati da Prolab posseggono un QR code (codice a barre bidimensionale) in grado di ricondurre in qualsiasi momento al fascicolo tecnico registrato sul proprio portale.
Il QR code è importante sia per il cliente sia per distributori, organi di controllo, ecc i quali possono l'esistenza della documentazione tecnica eseguendo semplicemente una scansione con smartphone e similari del QR code senza però avere accesso a dati sensibili/di progetto